TENGGARONG, denai.id – Arsip sering dianggap sepele, padahal fungsinya vital: dari bukti hukum, sumber sejarah, sampai alat kontrol kinerja. Karena itu, Asisten III Bidang Administrasi Umum Setkab Kutai Kartanegara (Kukar) Dafip Haryanto menegaskan agar seluruh pengelola arsip di lingkungan sekretariat lebih disiplin. Pesannya keras: lalai terhadap arsip akan ditindak tegas.

Pernyataan itu disampaikan Dafip saat membuka Rapat Penilaian Arsip Usul Musnah Tahun 2025 di Ruang Aji Imbut, Rabu (18/6). Rapat digelar Unit Pengelola Layanan Operasional dan Pengelola Data Bagian Umum Setkab Kukar, dengan peserta Unit Kearsipan (UK) dan Unit Pengolah Pencipta Arsip (UPPA) dari 12 bagian. Hadir pula dua narasumber dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar, Varia Fadillah serta Siti Noergaimah.

Menurut Dafip, arsip yang terkelola baik akan memperkuat tata kelola pemerintahan, mendukung transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi. Sebaliknya, kelalaian bisa berdampak serius. “Saya berharap semua kepala bagian aktif melaporkan kearsipannya. Akan ada tindakan tegas bagi yang abai,” tegasnya seperti dikutip dari keterangan resmi Pemkab Kukar.

Bukan ancaman kosong. Perda Kukar Nomor 2 Tahun 2023 tentang Penyelenggaraan Kearsipan jelas memuat sanksi. Mulai teguran tertulis, penundaan kenaikan gaji, hingga penurunan pangkat jika dalam enam bulan tidak ada perbaikan.

Di sisi lain, Varia Fadillah menjelaskan, pemusnahan arsip punya tujuan jelas: efisiensi ruang dan penyederhanaan penyimpanan. “Dokumen yang sudah melewati masa retensi, tidak bernilai tambah, dan tidak lagi berguna bagi kepentingan nasional, bisa diusulkan untuk dimusnahkan,” ujarnya. Dengan begitu, arsip yang masih penting bisa lebih mudah ditemukan dan dimanfaatkan.

Prosesnya pun tidak asal bakar atau buang. Ada aturan baku: usulan arsip musnah harus diserahkan kepada Arsip Nasional atau Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Nantinya, LKD akan mengelola arsip statis sekaligus memberikan layanan kearsipan lain, dari penataan, penelitian, hingga restorasi dokumen.

Dafip mengingatkan, arsip bukan sekadar tumpukan kertas. Ia adalah memori organisasi, sekaligus instrumen pengawasan. “Kalau arsip ditata dengan baik, pimpinan bisa lebih mudah mengawasi anggaran dan mengevaluasi program. Jadi jangan dianggap remeh,” katanya.

Dengan pesan keras itu, rapat penilaian arsip kali ini menjadi momentum bagi setiap bagian di Setkab Kukar untuk introspeksi. Disiplin arsip bukan hanya soal administrasi, tapi soal tanggung jawab hukum dan integritas birokrasi. (adv/nad)